Міністерство оборони України наголошує на важливості дотримання правил листування з полоненими, оскільки Росія, як держава-отримувач, має право цензурувати кореспонденцію. Аби листи не поверталися, а їхній зміст не погіршив становище полоненого, в МОУ рекомендують писати виключно російською мовою розбірливими друкованими літерами. У текстах слід уникати контактних даних, номерів телефонів чи адрес і зосередитися на нейтральних сімейних новинах. Категорично не радять надсилати малюнки або листівки, що можуть бути розцінені як провокативні.
Для передачі через Координаційний штаб лист слід вкласти у білий конверт без марок, наліпок чи будь-яких логотипів. На конверті необхідно повністю вказати ПІБ відправника та отримувача, а також додати дату народження полоненого цифрами. Конверт не потрібно заклеювати. Лист можна передати особисто у консультаційних центрах Координаційного штабу або надіслати поштою, вклавши підготовлений конверт у стандартний поштовий. Детальніші вимоги варто перевіряти в офіційних рекомендаціях від Координаційного штабу, Уповноваженого ВР з прав людини та Національного інформаційного бюро.
